Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Informationen für Vereine und Organisationen, die SpielFunk mit personenbezogenen Daten nutzen

1. Rollen

Wenn Ihr Verein SpielFunk nutzt und dabei personenbezogene Daten von Mitgliedern, Kindern, Jugendlichen, Eltern, Trainern oder Helfern verarbeitet, ist Ihr Verein in der Regel Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Zeller TimeConsulting (Simon Zeller) handelt als Auftragsverarbeiter, soweit wir die Plattform bereitstellen und Daten in Ihrem Auftrag speichern oder verarbeiten (z. B. Kontakte, Termine, Nachrichten, Anwesenheit).

2. Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Bereitstellung der Vereinsplattform SpielFunk einschließlich Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der vom Kunden konfigurierten Module. Die Dauer entspricht der vertraglichen Laufzeit zuzüglich vereinbarter Export- und Löschfristen.

3. Art der Daten und betroffene Personen

Typischerweise werden u. a. verarbeitet:

  • Stammdaten von Kindern/Jugendlichen und Eltern (Name, Kontakt, Mannschaftszuordnung)
  • Termine, Zusagen, Anwesenheit, Helferdienste
  • Kommunikation (Messenger, E-Mail-Versand über die Plattform)
  • Benutzerkonten von Trainern und Verwaltung

Die konkreten Kategorien ergeben sich aus Ihrer Nutzung der Module.

4. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Wir verpflichten uns u. a.,

  • personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden zu verarbeiten,
  • Vertraulichkeit sicherzustellen,
  • angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zu treffen,
  • Unterauftragsverarbeiter (z. B. Hosting) nur mit Zustimmung bzw. Vertrag einzusetzen,
  • Sie bei Anfragen betroffener Personen soweit möglich zu unterstützen,
  • Daten nach Vertragsende zu löschen oder zurückzugeben, sofern vereinbart.

5. Unterauftragsverarbeiter / Hosting

Die Plattform wird auf Servern eines professionellen Hosting-Dienstleisters in Deutschland bzw. der EU betrieben. Mit diesem besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag)

Für die produktive Nutzung schließen wir mit Ihnen einen gesonderten Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab – in der Regel als Anlage zum Hauptvertrag bzw. den AGB.

Bitte wenden Sie sich für ein AV-Vertragsdokument oder individuelle Fragen an:

7. Ihre Pflichten als Verantwortlicher

Als Verein sollten Sie u. a.,

  • eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung haben (z. B. Einwilligung, Vertrag, berechtigtes Interesse),
  • betroffene Personen informieren (Datenschutzhinweise für Eltern/Trainer),
  • Daten nur erforderlich und korrekt erheben,
  • Zugriffsrechte innerhalb des Vereins angemessen vergeben.

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